Организация заплатила за обучение сотрудника. Учеба за счет компании. Когда работодатель обязан оплатить учебу. Расходы на обучение бухгалтера

Несмотря на сложную экономическую ситуацию, большинство руководителей не забывают работать на перспективу. А что может быть перспективнее квалифицированных и осведомленных сотрудников? Поэтому вопрос обучения, переобучения и повышения квалификации персонала всегда остается открытым. При этом важно правильно оформить бухгалтерские документы, чтобы обучение сотрудников стало перспективной прибылью, а не тратой.

Обучение сотрудников за счет организации

Решение об уместности обучения сотрудников принадлежит работодателю (ст. 196 Трудового кодекса РФ). Исключением становятся пункты, которые регулируются Федеральным законом. К примеру, работающим в сфере легковых и грузовых автомобильных перевозок непременно нужно повышение квалификации для обеспечения безопасности пассажиров и груза (ст. 20 Федерального Закона, пункт 1). А в п. 2 ст. 72 ФЗ указано, что руководители медицинских учреждений должны создавать необходимые условия совмещения образования и работы для сотрудников, желающих пройти профессиональную переподготовку и повышение квалификации за счет организации.

Сюда можно отнести расходы на повышение квалификации либо обучение сотрудников, с которыми был заключен трудовой договор.

Для получения дополнительного образования теми, кто на данный момент работником предприятия не является, между обучаемым и работодателем заключается договор, в соответствии с которым первый обязуется работать на этом предприятии не меньше года, со дня окончания курса обучения.

В п. 3 Правил № 580н перечислены расходы, которые могут быть включены за счет страховых взносов. Последний раз список расширялся в 2016 году. Одним из его пунктов являются затраты на обучение охране труда работников отдельных категорий (работающих на опасных производственных объектах, руководителей, членов комиссий и специалистов служб по охране труда).

Расходы на обучение сотрудников за счет организации: налогообложение

В п. 21 ст. 217 Налогового кодекса указывается, что расходы на обучение налогоплательщиков по основным и дополнительным образовательным программам освобождаются от обложения НДФЛ.

Расходы на обучение персонала относятся к налогу на прибыль и вынесены в 23 пункт 264 ст. НК РФ как «прочие расходы, связанные с производством и/или реализацией». Согласно этой статье, допускается:

• обучение основным и дополнительным образовательным программам;
• профессиональная подготовка и переподготовка;
• повышение квалификации для прохождения независимой оценки соответствия.

Для включения расходов на образование работника в налог на прибыль, существуют некоторые условия:

1. Потенциальная прибыль от получения дополнительных знаний сотрудником. То есть компании, работающей исключительно на внутренний рынок и не планирующей выхода на внешний, будет сложно объяснить налоговикам смысл расхода на обучение испанскому языку своего работника (это правило регулируется 252 статьей Налогового кодекса РФ).
2. Учреждение, выбранное для обучения, должно иметь лицензию, если заведение российское, в случае выбора иностранного учреждения оно должно иметь соответствующий статус.
3. С образовательным учреждением обязательно должен быть подписан договор.

Какие документы нужно предоставить от иностранного учебного заведения, разъяснило Министерство финансов в своем письме от 5 августа 2010 года № 03-04-06/6-163. Согласно ему, это может быть лицензия, учебный план, устав либо другие документы, в зависимости от специфики учреждения и законодательства страны, к которому оно принадлежит.

Что касается договора, он может быть заключен как между учебным заведением и работодателем, так и непосредственно с обучающимся либо проходящим повышение квалификации сотрудником. В письме Министерства финансов РФ от 10 октября 2016 года № 03-03-06/1/58742 указано, что требований к договору между налогоплательщиком и учебным учреждением не предусмотрено.

Для правильного ведения бухгалтерского учета по повышению квалификации сотрудников с 2017 года нужно следить, чтобы на прохождение независимой оценки повышения квалификации был заключен договор об оказании услуг.

Охрана труда для сотрудников. Обучение и проверка знаний

В соответствии с требованиями ст. 225 ТК РФ проходить проверку знаний и присутствовать на обучении по охране труда обязаны все сотрудники учреждений, включая руководителей.

Обязательный порядок, действующий вне зависимости от организационно-правовых форм учреждений и формы установления трудовых отношений с работниками, принят Постановлением Министерства труда и Министерства образования РФ от 13 января 2003 года № 1/29.

Для компаний, чья численность превышает 50 человек, требуется непременное создание соответствующей службы или привлечение отдельного специалиста в этой отрасли. Остальные организации принимают подобное решение исходя из специфики работы. Если такая служба или специалист на предприятии отсутствует, обязанности по проверке знаний и инструктажу по охране труда ложатся непосредственно на руководителя.

Увиливание либо отказ работника проходить обучение по охране труда, может стать поводом для его увольнения - ст. 81 п. 5 ч. 1 ТК РФ.

За непрохождение работниками инструктажа по охране труда, а также за допуск таких сотрудников к работе существует ряд штрафов, регулируемых ТК РФ и КоАП РФ.

Бухгалтерские проводки обучения охране труда не отличаются, от проводок по остальным сферам обучения.

Проводки по обучению сотрудников за счет организации

Траты на обучение и переобучение сотрудников списываются в дебет счетов учета расходов.

Производственные предприятия списывают фактическую стоимость расходов в «Основное производство» - дебет счетов 20 - либо «Общехозяйственные расходы» - 26. Балансовый счет 60 - «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Соответственно, получаются следующие проводки: дебет 20 (26), кредит 60 - производственным предприятием учтены затраты по обучению персонала.

Для торговых предприятий, затраты на обучение персонала идут в дебет счет 44 как затрата на продажу - дебет 44, кредит 60.

Согласно п. 3.15 ПБУ 10/99, если был произведен аванс за подготовку работника, эта сумма будет отражена в учете учреждения дебеторской задолженностью, а не расходом. За перечислением аванса следует бухгалтерская запись: кредит счета 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» либо 71 «Расчеты с подоотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 60.2 «Авансы выданные».

Бизнес – это, прежде всего, люди, поэтому руководители престижных компаний заботятся о постоянном повышении квалификации своих сотрудников. Обучение за счет работодателя – довольно частое явление, так как вклад в образование сотрудника – выгодная инвестиция.

Обучение сотрудника за счет работодателя по ТК РФ

В статье 196 ТК указано, что решение об оплате профессионального обучения сотрудника принимает работодатель. Руководитель также вправе самостоятельно определять условия и порядок учебы. Все принятые правила нужно зафиксировать в коллективном договоре и прочих внутренних актах.

В большинстве случаев обучение работников – право, но не обязанность работодателя. Однако существуют исключения, оговоренные в части 4 статьи 196 ТК. Работодатель должен организовать профессиональное обучение некоторым категориям сотрудников:

• Медицинским сотрудникам (статья 79 ФЗ №323).
• Гражданским работникам (статьи 48 и 62 ФЗ №72).
• Нотариусам и их помощникам (статья 30 Основ закона «О нотариате»).
• Аудиторам (статья 11 ФЗ №307).

Работодатель обязан организовать обучение и в том случае, если это считается условием продолжения деятельности служащего.

Виды расходов работодателя на обучение

Условия, на которых происходит оплата обучения, фиксируются в следующих документах:

• Коллективный договор.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору.
• Отдельный договор об обучении.

Обязанность фиксации условий обучения прописана в статьях 196 и 199 ТК РФ.

Учеба сотрудника, оплачиваемая работодателем, подразделяется на три основных вида:

• Основная профессиональная.
• Дополнительная.
• Профессиональное обучение.

Данная классификация указана в статьях 10, 73, 76 ФЗ №273. От вида обучения зависит начисление компенсаций, а также гарантии, предоставляемые работнику. Учеба может проводиться без отрыва от работы. В обратном случае работодатель сохраняет за работником его среднюю зарплату и должность. Если место учебы находится в другой местности, организация начисляет работнику командировочные по стандартной схеме (статья 187 ТК РФ).

Гарантии, предоставляемые обучающемуся служащему, перечислены в статьях 173-176, 187 ТК РФ:

• Оплата дополнительного отпуска, предоставляемого при обучении.
• Компенсация транспортных расходов, связанных с проездом в учебное учреждение.
• За работником остается его средняя зарплата.

Каждая операция, связанная с оформлением и оплатой обучения, должна быть подтверждена первичной документацией (часть 1 статьи 9 ФЗ №402). Также необходимо подтвердить факт того, что образовательная услуга была получена. Для этого подходит акт, на котором ставит подписи работодатель и представитель учебного учреждения. Главное требование к подтверждающему документу –наличие всех реквизитов. Подтверждением оказания услуги являются документы об образовании. К примеру, диплом.

Правила и особенности отработки за обучение

Оплата обучения – своеобразная инвестиция работодателя. То есть, руководитель рассчитывает получить бонусы с данной операции в перспективе. Это вовсе не проявление альтруизма работодателя. Однако легко представима ситуация, в которой руководитель вкладывается, но ничего не получает из-за неблагодарного сотрудника. Работник, после прохождения обучения, вполне может уволиться и устроиться в другую компанию с обновленным за чужой счет профессиональным багажом. Как этого не допустить? Работодатель может указать в договоре обязанность отработки за обучение. То есть, сотрудник, повысивший свою квалификацию за счет компании, не может просто так уйти. Он обязуется отработать определенный срок. Возможность постановки такого условия оговорена в статье 197 и 199 ТК.

Если сотрудник отказывается от обязательной отработки, он обязан возместить расходы работодателя на оплату образовательной услуги.

Данное правило прописано в статьях 207 и 249 ТК РФ. Для защиты своих интересов руководитель должен правильно оформить соглашение с сотрудником.

Юридическое оформление отработки

Руководитель не может обязать сотрудника отрабатывать свои расходы на основании одного лишь приказа о направлении служащего на обучение. Для этого понадобится указать условие отработки в одном из следующих документов:

• Трудовом договоре.
• Дополнительном соглашении.
• Ученическом договоре.

В документе обязательно нужно указать следующую информацию:

• Специальность или направление обучения.
• Сроки и стоимость образовательной услуги.
• Обязанность отработки или компенсации расходов работодателя.

Срок отработки определяется в индивидуальном порядке. Он может составлять как несколько месяцев, так и несколько лет. Все зависит от договоренностей между руководителем и сотрудником. Обычно срок определяется на основании следующих факторов:

• Стоимости образовательной услуги.
• Ценности получаемых знаний.
• Продолжительности обучения.

Сроки обязательно фиксируются в соглашении между сторонами.

Особенности взыскания расходов с сотрудника при увольнении

С сотрудника можно взыскать расходы за предоставленную ранее образовательную услугу только в том случае, если он увольняется по неуважительной причине. Данное правило оговорено статьями 207 и 249 ТК РФ. Однако в законе не уточнены причины, которые могут считаться уважительными или неуважительными. Данные нюансы определяются на основании существующей судебной практики. К примеру, уважительными причинами увольнения считаются:

• Сокращение штата.
• Работник получил медицинское заключение, по которому он не может продолжать работать на прежней должности, но работодатель не может предоставить подходящую должность.
• Призыв работника на военную службу.

Неуважительная причина в данном контексте – самовольная инициатива работника или его виновные действия.

Учет расходов на обучение

Расходы на обучение принимаются к налоговому учету на основании статьи 264 НК. Однако их учет выполняется только при выполнении некоторых условий (Письмо Минфина от 23 марта 2009 года):

• Образовательная услуга оплачивается в интересах компании, такие расходы экономически целесообразны.
• Сотрудник проходит обучение в компании со всеми необходимыми лицензиями.
• Служащий работает на основании трудового договора.

Для учета важно подтвердить все затраты на обучение. Для этого понадобятся следующие документы (Письмо Минфина от 9 ноября 2012 года):

• Договор с учебным учреждением.
• Приказ руководителя о направлении служащего на учебу.
• Образовательная программа, в которой прописано количество учебных часов.
• Акт об оказании образовательной услуги.
• Копия документа о прохождении обучения (к примеру, аттестат).

ВАЖНО! Если обучение сотрудника не сулит компании экономическую прибыль, проводится в интересах самого работника, то сопутствующие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. То есть уменьшить налогооблагаемую базу не получится.

Для снижения налогооблагаемой базы важно доказать две вещи: экономическую выгоду предприятия от обучения работника и связь образовательной услуги и деятельности компании. К примеру, если организация занимается грузоперевозками, а сотрудник направляется на обучение макияжу, такие расходы на налогооблагаемую базу не повлияют.

Учитываются ли расходы на оплату обучения сотрудников или их детей, на компенсацию стоимости услуг детсадов при подсчете НДФЛ и налога на прибыль организаций, начисляются ли в этом случае страховые взносы, зависит от множества нюансов: кому (непосредственно сотруднику или его ребенку) и кем (дошкольным либо иным образовательным учреждением) оказаны и в каком порядке оплачены услуги (перечислены напрямую или данные затраты компенсированы работнику). Также имеет значение и то, чему учился сотрудник.

Оплата обучения и НДФЛ

По общему правилу стоимость любых услуг, в том числе по обучению, которые оплачены работодателем в интересах работника, является доходом работника, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ ( , ). Однако ряд доходов () освобождается от обложения этим налогом. К ним относятся и суммы оплаты за обучение налогоплательщика по основным и дополнительным общеобразовательным и профессиональным образовательным программам, его профессиональную подготовку и переподготовку в российских образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию, либо иностранных образовательных учреждениях, имеющих соответствующий статус ().

Таким образом, суммы оплаты за обучение работника в образовательных организациях не облагаются НДФЛ при условии, что российское образовательное учреждение, в котором работник проходит обучение, имеет лицензию на осуществление образовательной деятельности ( (далее - Закон № 273-ФЗ)), а иностранная организация, в которой осуществляется обучение, имеет статус образовательного учреждения. Для иностранного учреждения такой статус, помимо лицензии, может быть подтвержден его программой, уставом или иными документы, перечень которых зависит от специфики деятельности учреждения ( , ).

ВАЖНО

Если работник самостоятельно оплачивает свое обучение в образовательных учреждениях или обучение своих детей в возрасте до 24 лет, он имеет право на социальный налоговый вычет по НДФЛ в размере фактически произведенных расходов ( , ). Необходимо учитывать, что максимальная величина социального налогового вычета (120 000 рублей в течение года, кроме расходов на обучение детей и на дорогостоящее лечение) предоставляется в совокупности по расходам на оплату обучения, на оплату медицинских услуг, в виде пенсионных взносов по договору (договорам) негосударственного пенсионного обеспечения, а также дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию. Если гражданин, например, использовал в календарном году социальный налоговый вычет в сумме расходов на оплату медицинских услуг на всю эту предельную величину, уменьшить облагаемый НДФЛ доход на стоимость обучения в образовательных учреждениях у него не получится ().

Освобождаются от обложения НДФЛ и доходы в виде оплаченной работодателем стоимости обучения детей сотрудников в аналогичных образовательных организациях. Однако, как подчеркивают представители финансового ведомства, НДФЛ не облагаются суммы оплаты работодателем непосредственно стоимости обучения детей его сотрудников, а суммы оплаты стоимости присмотра и ухода за детьми в организациях дошкольного образования под действие вышеуказанной нормы () не подпадают и подлежат обложению НДФЛ на общих основаниях ( , ).

Вместе с тем судьи не всегда соглашаются с такой точкой зрения (). Например, возможность компенсации родительской платы может быть предусмотрена законом субъекта Российской Федерации, в этом случае сумма такой компенсации также подпадает под определение компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ ().

Заметим, что применение этой льготы не зависит от того, уплачивает ли работодатель деньги за обучение непосредственно образовательной организации или сотруднику в порядке возмещения понесенных им расходов, от налогового статуса работника или его детей (резидент или нерезидент для целей налогообложения НДФЛ), а также от того, впервые ли гражданин получает образование соответствующего уровня ( , ).

Страховые взносы с оплаты обучения за сотрудника

Что касается страховых взносов, объектом обложения ими признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателями в пользу работников в рамках трудовых отношений ( (далее - Закон № 212-ФЗ); (далее - Закон № 125-ФЗ)).

При этом от обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование освобождаются суммы оплаты за обучение по основным профессиональным образовательным программам и дополнительным профессиональным программам работников (). Страховыми взносами по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее - НС и ПЗ) не облагается также стоимость оплаты за обучение по основным программам профессионального обучения ().

Таким образом, если работодатель оплачивает своим работникам получение среднего профессионального или высшего образования, а также повышение квалификации и профессиональную переподготовку, реализуемые в рамках дополнительных профессиональных программ, стоимость оплаты обучения страховыми взносами облагаться не будет. От обложения страховыми взносами по страхованию от НС и ПЗ освобождаются также суммы оплаты за обучение по программам профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программам переподготовки рабочих, служащих, программам повышения квалификации рабочих, служащих ( , ). Суммы оплаты обучения работников по другим программам (например, дополнительным общеразвивающим) под это исключение не подпадают и, следовательно, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. По мнению представителей органов контроля за уплатой страховых взносов ( ; ), не освобождаются от обложения страховыми взносами и суммы компенсации работодателем родительской платы за содержание детей работников в дошкольном образовательном учреждении, поскольку они не относятся к компенсационным выплатам, которые не облагаются страховыми взносами ().

Однако в ситуации, когда работодатель перечисляет средства по оплате стоимости содержания детей работников в детских дошкольных учреждениях напрямую на счета таких учреждений, эти суммы страховыми взносами не облагаются, так как в данном случае оплата производится за физическое лицо, которое не является работником организации, а следовательно, не может считаться произведенной в пользу работника ().

Судьи не столь единодушны в решении вопроса об обложении страховыми взносами сумм, выплачиваемых работодателями своим работникам в качестве компенсации платы за содержание детей в дошкольных учреждениях. Они исходят из следующего. Любая выплата работнику облагается страховыми взносами при условии, что она была произведена в рамках трудовых отношений, то есть является частью оплаты труда. Это касается, в частности, выплат, которые имеют для работника поощрительный, стимулирующий характер ( , ; ). Между тем, как подчеркивает судебная практика, сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются сотрудникам, представляют собой оплату их труда (). Поэтому, если выплата тех или иных сумм в пользу работников (например, компенсация стоимости содержания детей работников в детских садах) не связана с трудовыми усилиями работника, не является поощрением за труд, страховыми взносами эти суммы не облагаются. Зачастую такие выплаты не предусматриваются трудовыми договорами с сотрудниками, а обязанность работодателя осуществлять их закрепляется в коллективном договоре. Выплаты же по коллективному договору могут и не входить в систему оплаты труда, а иметь социальный характер, так как коллективный договор регулирует не трудовые, а социально-трудовые отношения ( ; , ).

Оплата обучения и налог на прибыль

Правила не предусматривают возможности включить в состав расходов при налогообложении прибыли суммы оплаты работодателем стоимости обучения детей работников, а также компенсации содержания детей в дошкольных образовательных учреждениях.

Павел Ерин , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

В силу ст.196 ТК РФ необходимость подготовки работников (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель. Подготовка работников и дополнительное профессиональное образование работников осуществляются работодателем на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. В случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование работников, если это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности.

Работникам, проходящим подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с получением образования, предоставлять гарантии, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Какие гарантии предусмотрены для работника при повышении квалификации?

Согласно ст.187 ТК РФ при направлении работодателем работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Работникам, направляемым на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Законно ли заключение договора с работодателем о повышении квалификации?

Отношения сторон в связи с направлением работников на повышение квалификации могут оформляться дополнительными договорами (соглашениями) с работниками (ст.197 ТК РФ). Заключая такой договор (соглашение), стороны могут предусмотреть и условие о сроке, в течение которого работник обязуется отработать в организации, а также условие о компенсации работником расходов работодателя на обучение, в случае досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника.

Однако, в силу положений трудового законодательства РФ, дополнительный договор заключается с работником в ситуации, когда обучение (повышение квалификации) не является обязательным. В случаях, когда обязанность обеспечить обучение (повышение квалификации) работника возложена на работодателя нормативными актами (повышение квалификации является обязательным условием для выполнения работником трудовых обязанностей), необходимости в заключении каких-либо соглашений и дополнительных договоров с работником об обучении нет.

Даже если такой договор заключен, то включение в него условия об отработке в организации в течение определенного срока после обучения (повышения квалификации), а также обязанность работника возместить расходы работодателя на обучение в случае досрочного увольнения, противоречит положениям трудового законодательства, т.к. ущемляет права работника и лишает последнего гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством. Возмещение работником расходов работодателя на повышение квалификации возможно только в том случае, если обучение за счет средств работодателя носит добровольный характер со стороны работника.

Кто должен оплачивать повышение квалификации медицинских работников?

В соответствии со ст.100 Федерального закона от 21.11.2011 №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» право на осуществление медицинской деятельности в РФ имеют лица, получившие высшее или среднее медицинское образование в РФ в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами и имеющие сертификат специалиста. При этом в силу прямого указания названной статьи сертификаты специалиста, выданные медицинским работникам до 1 января 2016 года, действуют до истечения указанного в них срока. В соответствии с п.1 Условий и порядка выдачи сертификата специалиста медицинским и фармацевтическим работникам, утвержденных приказом Министерства здравоохранения РФ от 29.11.2012 №982н, сертификат специалиста действует 5 лет. Если сертификат выдается повторно, одним из условий его выдачи является положительный результат сдачи сертификационного экзамена. Как следует из п.15 Порядка, для допуска медицинского работника к сдаче сертификационного экзамена в рассматриваемом случае ему необходимо предоставить экзаменационной комиссии документ государственного образца о повышении квалификации по соответствующей специальности. Право на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации за счет средств работодателя закреплено за медицинскими работниками и ст.72 Закона №323-ФЗ. Повышение квалификации медицинских специалистов не реже 1 раза в 5 лет в соответствии с пп.»г» п.5 Положения о лицензировании медицинской деятельности, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2012 №291, является также и лицензионным требованием, предъявляемым к учреждению при осуществлении им медицинской деятельности.

Таким образом, обязанность медицинского работника получить сертификат специалиста неразрывно связана с обязанностью работодателя обеспечить прохождение им профессиональной подготовки, необходимой для получения соответствующего сертификата.

Подводя итог изложенному, при необходимости получения работником сертификата, работодатель обязан направить медицинского работника на профессиональную переподготовку и повышение квалификации.

Кроме того, работодатель в силу закона (ст.187, 196 ТК РФ), обязан оплатить все расходы, связанные с переподготовкой работника.

Соответственно, медицинские работники и иные работники не обязаны отрабатывать в организации определенное время после повышения квалификации и компенсировать расходы на обучение при досрочном увольнении.

Консультацию подготовил адвокат Невидимов Г.А. 20.10.2015г., г.Иркутск

юридические консультации, юридические услуги, помощь адвоката по трудовым спорам, защита трудовых прав работников и работодателей в Иркутске по тел.8950-100-89-25

Сегодня многие работодатели понимают: чтобы добиться успеха в бизнесе, нужны высокопрофессиональные кадры. Поэтому компании все чаще оплачивают высшее образование своих специалистов. Разобраться в том, как это сделать правильно, следует еще до начала обучения работника. Иначе бухгалтер может столкнуться впоследствии с серьезными трудностями.

Трудовое законодательство оставляет за работодателем право самостоятельно определять необходимость профессиональной подготовки работающих у него сотрудников. В частности, фирма может проводить обучение работника в высшем учебном заведении. Об этом сказано в статье 196 Трудового кодекса РФ.

Существующие сегодня формы и способы получения высшего образования весьма разнообразны. Так, его можно получить на дневных и вечерних отделениях вузов, заочно, обучаясь как в российских вузах, так и в филиалах зарубежных вузов. Все большую популярность приобретает образование по программам «Мастер бизнес-администрирования» (МВА).

В этой связи возникает вопрос: является ли все перечисленное высшим образованием? Ответ на него будет положительным, если сотрудник проходит обучение в высшем учебном заведении, имеющем лицензию. Данный вывод следует из пункта 2 статьи 24 Закона РФ от 10.07.92 № 3266-1 «Об образовании» (далее -- Закон № 3266-1) и пункта 1 статьи 8 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (далее -- Закон № 125?ФЗ).

Известно, что компания, которая решила направить своего сотрудника на учебу в вуз, всегда рискует. Ведь ее затраты могут попросту не окупиться. Например, работник может так и не закончить учебное заведение или же, получив образование, уволиться из организации.

Но таких рисков можно без труда избежать. Для этого работодатель должен включить дополнительные условия в трудовой договор , заключаемый с сотрудником. Такая возможность прямо предусмотрена законодательством (ст. 57 ТК РФ). В результате фирма может ввести в трудовой договор условия об обязанности работника отработать определенный период после обучения. Аналогичную обязанность можно установить и в соглашении об обучении работника.

А если работник все-таки уволился без уважительных причин в течение оговоренного договором срока? В этом случае он должен будет возместить затраты, которые понесла компания при направлении сотрудника на обучение. Такой порядок установлен статьей 249 Трудового кодекса РФ. При этом условия о такой ответственности лучше предусмотреть также и в трудовом договоре. Это упростит фирме задачу по взысканию потраченных денег с работника.

Заметим, что действующим законодательством не предусмотрена ответственность работника на случай, когда образование было прервано по его вине. Например, если сотрудник отчислен за неуспеваемость. Вместе с тем включение в трудовой договор условия об ответственности работника, если такая ситуация возникнет, не противоречит трудовому законодательству. Таким образом, работодатель может застраховать себя от возможных потерь при предоставлении высшего образования своим работникам.

На практике существуют различные способы финансирования обучения сотрудников. Наибольшее распространение получили следующие два:

• организация заключает договор с образовательным учреждением на обучение своих сотрудников;
• организация заключает с работником договор целевого займа. Работник же использует полученные средства на оплату образования.

Заметим также, что некоторые организации, чтобы профинансировать образование работника, повышают ему на период обучения зарплату. При этом фирма по распоряжению работника удерживает из нее суммы для оплаты образования.

Рассмотрим каждый из перечисленных вариантов подробно.

Если обучение оплачивает организация…

В данном случае фирма заключает договор с вузом. В качестве третьей стороны в договоре может участвовать и работник. С точки зрения исчисления налогов важно, что в рассматриваемой ситуации расходы на образование несет непосредственно фирма.

Как известно, расходы на оплату обучения работников в вузах не признаются для целей исчисления налога на прибыль. Об этом сказано в пункте 3 статьи 264 НК РФ. В этой связи отсутствуют основания для включения подобных расходов в налоговую базу по ЕСН. Напомним, что если выплаты не относятся к расходам, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, то они не подлежат обложению ЕСН. Это установлено в пункте 3 статьи 236 НК РФ.

Не следует забывать и о том, что оплата работодателем образования работника является доходом последнего, полученным в натуральной форме. Данные доходы увеличивают налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и облагаются по ставке 13% (п. 1 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). В то же время немало вопросов у налогоплательщиков вызывает положение подпункта 2 пункта 2 статьи 211 НК РФ. В нем говорится, что к доходам в натуральной форме, в частности, относится оплата обучения работника в его интересах. Поскольку понятие «интерес работника» является неопределенным, возникает неясность относительно наличия или отсутствия такого интереса в тех случаях, когда сотрудник получает высшее образование за счет фирмы.

В этой связи необходимо различать понятие повышения профессионального уровня и понятие повышения уровня образования. Повышение профессионального уровня, как правило, непосредственно связано со служебными обязанностями работника. Таким образом, оно может осуществляться исключительно в интересах работодателя, а не работника. Если же говорить о повышении уровня образования, то в первую очередь в этом заинтересован сам сотрудник. Из Закона № 3266-1 следует, что обучение в вузе всегда имеет целью повышение уровня образования. Результатом прохождения обучения в вузе является получение новой специальности. Таким образом, обучение работника в вузе во всех случаях проводится в его же интересах. Аналогичный подход, как правило, поддерживается судами.

Таким образом, если компания оплачивает образовательные услуги за сотрудников, у нее появляется обязанность по исчислению и удержанию налога на доходы физических лиц. То есть в данном случае она является налоговым агентом. Удержать налог можно при выплате сотруднику зарплаты или иных доходов в денежной форме. При этом имейте в виду: общая сумма налога, которую удерживает организация, не может превышать 50% от суммы выплачиваемой зарплаты или иного денежного дохода. Такой порядок закреплен пунктом 4 статьи 226 НК РФ.

Перечислить налог в бюджет организация обязана в день, который следует за днем фактического удержания суммы налога (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Не столь очевидным является порядок определения даты получения работником дохода при оплате за него образовательных услуг. Как сказано в подпункте 2 пункта 1 статьи 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в натуральной форме является день передачи таких доходов. В анализируемой ситуации доходом в натуральной форме является получение работником образовательных услуг. Понятно, что конкретную дату передачи образовательных услуг установить невозможно. Таким образом, имеет смысл признавать полученные сотрудником доходы в виде образовательных услуг равномерно по мере их потребления. Например, ежемесячно в период обучения.

Что касается бухгалтерского учета расходов компании на образование, то обратите внимание на следующее. Часто оплата образовательных услуг осуществляется по семестрам. То есть обучение работника в течение семестра оплачивается до его начала. Такие суммы нужно учитывать как выданные авансы и списывать на расходы равномерно на протяжении семестра.

Порой до получения сотрудником диплома бухгалтер включает расходы на образование в состав расходов будущих периодов. Это неправильно, ведь оплачиваемые компанией образовательные услуги не имеют прямого отношения к будущим периодам. Диплом лишь подтверждает, что работник успешно завершил курс обучения, и непосредственно не связан с самим процессом оказания услуг образовательным учреждением.

Если заключен договор целевого займа…

Гражданское законодательство предусматривает возможность заключения договора целевого займа (ст. 814 ГК РФ). Данный договор позволяет использовать полученные заемщиком деньги только на определенные цели. В свою очередь организация, которая предоставила такой заем, имеет право контролировать то, как работник тратит выданные средства.

Таким образом, компания может заключить договор займа со своим сотрудником на условии, что деньги пойдут исключительно на оплату образования. Напомним, что подобный договор обязательно должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 808 ГК РФ).

Что касается размера процентов по данному договору, то имеет смысл установить его равным 3/4 от ставки рефинансирования, которая действовала на день получения работником средств. На сегодняшний день это соответствует 12% в год. Это обусловлено тем, что при установлении ставок на более низком уровне у работника появится доход в виде материальной выгоды. Причем облагаться он будет по ставке 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ). У организации же возникнет обязанность налогового агента по исчислению и удержанию налога на доходы с физических лиц.

При заключении договора займа расходы на образование будет нести непосредственно сотрудник фирмы. В результате он имеет право на получение социального налогового вычета в размере произведенных расходов на образование за год. Обратите внимание: начиная с 1 января 2003 года максимальная сумма такого вычета увеличена до 38 000 руб. Чтобы воспользоваться данным вычетом, работник должен представить в налоговую инспекцию декларацию и заявление с просьбой предоставить вычет. Также следует приложить документы, которые подтверждают оплату образовательных услуг, и копию лицензии вуза. Такой порядок установлен в подпункте 2 пункта 1 статьи 219 НК РФ.

При данной форме финансирования образования работника у организации появится лишь объект налогообложения по налогу на прибыль. Проценты по займу, которые выплачивает сотрудник, будут увеличивать внереализационные доходы компании (п. 6 ст. 250 НК РФ). Такие доходы признаются на конец каждого отчетного периода (п. 6 ст. 271 НК РФ). В бухучете расчеты организации по выданным работникам займам следует отражать по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам».

Если организация повышает зарплату…

Иногда организации финансируют обучение работника, повышая ему зарплату, одновременно удерживая из нее оплату обучения. Подобные удержания могут производиться только по заявлению сотрудника и фактически являются одним из способов расходования им своей заработной платы. Ведь организация не имеет возможности ни контролировать использование зарплаты работником, ни предъявлять требование о направлении части зарплаты на обучение. В результате, как и в предыдущем случае, оплачивает обучение непосредственно работник.

Таким образом, сотрудник имеет право на получение социального вычета. Одновременно в связи с увеличением зарплаты вырастет и его облагаемый доход.

Однако при использовании анализируемого варианта финансирования обучения следует быть внимательным. Если выяснится, что организация сначала оплатила образовательные услуги за работника, а удержала эти суммы только по прошествии определенного времени, данные отношения будут рассмотрены как выдача сотруднику беспроцентного займа. В результате у работника возникнет облагаемый доход в виде материальной выгоды по заемным средствам.

Что касается налоговых обязательств организации, то следует рассмотреть налог на прибыль и ЕСН. Очевидно, что при увеличении зарплаты работнику возрастет налоговая база по ЕСН. Также увеличатся взносы на обязательное пенсионное страхование. Однако эти суммы уменьшат налоговые обязательства по налогу на прибыль. К тому же для целей исчисления налога на прибыль будут приниматься дополнительные расходы на оплату труда в связи с повышением зарплаты.

Таким образом, можно сделать вывод, что использовать рассматриваемый способ финансирования выгодно организациям, применяющим регрессивную шкалу по ЕСН.

В то же время компании, которые используют описанный вариант финансирования, должны быть готовы ответить на ряд вопросов со стороны налоговой инспекции. Во-первых, им придется обосновать «неожиданное» увеличение зарплаты сотрудника. Во-вторых, нужно будет доказать, что при перечислении денег за сотрудника последнему не оказываются услуги. Также фирма должна быть уверена, что она в состоянии документально подтвердить полученное от работника разрешение тратить часть его дохода на образование.

Таблица. Налогообложение при использовании различных вариантов финансирования образования

Льготы сотрудникам-студентам

При совмещении работы с обучением в вузе работник имеет право на ряд льгот, которые установлены статьей 173 Трудового кодекса РФ, а также статьей 17 Закона № 125-ФЗ. Однако для их получения у сотрудника не должно быть проблем с успеваемостью. Среди льгот можно выделить:

• дополнительные оплачиваемые отпуска для сдачи экзаменов в период сессии (40 или 50 календарных дней в год в зависимости от курса);
• оплата один раз в год проезда к месту учебы и обратно для обучающихся заочно;
• сокращенная рабочая неделя в период подготовки дипломного проекта.

Также фирма обязана предоставить сотруднику неоплачиваемый отпуск продолжительностью 15 календарных дней для сдачи вступительных экзаменов в вуз. Однако имейте в виду: все названные гарантии и компенсации могут быть предоставлены только при получении высшего образования впервые (ст. 177 ТК РФ). В связи с этим, если сотрудник получает образование по программам «Мастер бизнес-администрирования» (МВА), перечисленные льготы не предоставляются. Дело в том, что по этой программе обучаться могут лишь специалисты, которые уже имеют диплом о высшем образовании по соответствующей специальности.

Обратите внимание: если у образовательного учреждения нет государственной аккредитации, гарантии и компенсации нужно оговорить непосредственно в трудовом (коллективном) договоре. Это следует из положений последнего абзаца статьи 173 Трудового кодекса РФ.

Все расходы работодателя по предоставлению перечисленных выше гарантий и компенсаций уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Они включаются в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Это связано с тем, что они непосредственно предусмотрены положениями законодательства либо трудовым договором. В то же время будьте внимательны к документальному подтверждению таких расходов. К примеру, при предоставлении дополнительных отпусков нужно потребовать от работника оформить в вузе справку-вызов и справку-подтверждение. Формы этих документов утверждены приказом Минобразования России от 13.05.2003 № 2057. Заметим, что до 28 июля 2003 года использовались формы, утвержденные приказом Минобразования России от 20.01.97 № 91.

Суммы, которые выплачивает фирма работнику в период учебных отпусков, а также оплата за него проезда к месту учебы и обратно включаются в налоговую базу по ЕСН. Также не следует забывать удерживать из данных доходов налог на доходы физических лиц.