Командировочное удостоверение. Должен ли ип сам на себя издавать приказ о командировке Документы для отправки сотрудника в командировку

Командировки работников - явление весьма распространенное, причем как в организациях, так и у индивидуальных предпринимателей (далее - ИП). Однако командировкой можно признать далеко не всякую деловую поездку. О том, какие условия должны выполняться предпринимателями в отношении командирования работников, мы и поговорим далее.

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ О КОМАНДИРОВКАХ

Для того чтобы разобраться с вопросами отнесения деловых поездок к командировкам, необходимо в первую очередь определиться с тем, что понимается в российском праве под данным термином.

Как следует из ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Так как в данном случае речь идет о таких субъектах, как работник и работодатель, можно сделать вывод, что командировки возможны лишь в рамках трудовых отношений. Следовательно, организация не может направить в служебную командировку человека, выполняющего работы или оказывающего услуги по гражданско-правовому договору.

На это указывает и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в ред. от 14.05.2013; далее - Положение), а также ст. 11 ТК РФ, из которой следует, что нормы трудового права не распространяются на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера.

Кто может быть командирован?

Сторонами трудового договора, как известно, являются работник и работодатель. Причем в отличие от работника, под которым всегда понимается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем, в качестве работодателей, согласно ст. 20 ТК РФ, могут выступать не только организации, но и ИП, частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и иные лица, использующие труд наемных работников. Следовательно, в командировку может быть направлен как работник организации, так и работник ИП.

Однако следует помнить, что в отношении некоторых категорий лиц Трудовым кодексом РФ установлен запрет на направление их в командировки .

К таким лицам относятся:

работники в период действия ученического договора, при условии, что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

беременные работницы (ст. 259 ТК РФ);

работники в возрасте до 18 лет, за исключением несовершеннолетних спортсменов (ст. 348.8 ТК РФ) и творческих работников, перечисленных в ст. 268 ТК РФ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 166 ТК РФ указано, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому нельзя считать командировкой работу курьера, торгового агента, стюардессы, машиниста, проводника, водителя-дальнобойщика и т. д. Однако если данная категория лиц в интересах ИП направляется в поездку для выполнения поручения, отличного от своих основных трудовых обязанностей, то такая поездка будет считаться командировкой.

Откуда и куда?

Отметим, что командировкой признается выполнение поручения вне места постоянной работы . Обратимся к ст. 57 ТК РФ, посвященной содержанию трудового договора, согласно которой местом постоянной работы считается место расположения организации, либо ее обособленного подразделения, работа в котором обусловлена трудовым договором, либо рабочего места.

Причем это может быть как головной офис фирмы, так и ее структурное подразделение или рабочее место, расположенное в другой местности.

В последнем случае в трудовом договоре, заключаемым с работником, оговаривается, что местом работы работника является обособленное подразделение организации, местонахождение которого отлично от местоположения самой организации.

Поэтому для работников, работающих в обособленных подразделениях фирм, поездка в головную организацию также будет являться служебной командировкой, и наоборот.

Таким образом, к служебной командировке можно приравнять и поездку работника для выполнения служебного поручения в обособленное подразделение своей организации в пределах одного населенного пункта.

На какой срок?

Трудовой кодекс РФ не ограничивает сроков служебных командировок и не поясняет того, кем они определяются. В п. 4 Положения установлено, что срок командировки определяется работодателем самостоятельно, с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Об этом напоминает и УФНС России по г. Москве в письме от 28.10.2010 № 16-15/113462@ «О порядке учета расходов на командировки в целях налогообложения прибыли».

Таким образом, ни Трудовой кодекс РФ, ни Положение не содержат каких-либо ограничений в части минимальных или максимальных сроков служебных командировок. Поэтому ИП вправе направить работника как в однодневную командировку, так и в более длительную.

Вместе с тем нужно учитывать, что командировка представляет собой временное событие, в течение которого работник выполняет поручение работодателя. Поэтому направление в очень длительную служебную командировку может повлечь за собой со стороны налоговых органов требование о регистрации обособленного рабочего места.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Первичные документы необходимы

Разумеется, командировка работника должна быть документально оформлена соответствующим образом, причем и в данном случае не имеет значения, кто выступает работодателем, - организация или ИП.

Все без исключения организации обязаны вести бухгалтерский учет. Требование о документальном подтверждении фактов хозяйственной жизни выдвигает Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Федеральный закон № 402-ФЗ), вступивший в силу с 1 января 2013 г.

Согласно ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ ИП могут не вести бухгалтерский учет, но только при условии, что, в соответствии с налоговым законодательством, они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством. Сегодня такой порядок ведения налогового учета имеется у всех категорий предпринимателей, начиная от тех, кто применяет традиционную систему налогообложения, уплачивая налог на доходы физических лиц (НДФЛ), и заканчивая теми ИП, которые уже с 2013 г. планируют использовать вводимую с 1 января 2013 г. патентную систему налогообложения.

В частности, для ИП, уплачивающих с предпринимательских доходов НДФЛ, такой Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей утвержден Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 (далее - Порядок учета).

Из указанного Порядка учета вытекает, что ИП ведет учет доходов и расходов и хозяйственных операций путем фиксирования в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя операций о полученных доходах и произведенных расходах в момент их совершения на основе первичных документов позиционным способом. Так как в налоговом праве самостоятельное понятие «первичный документ» отсутствует, то на основании ст. 11 НК РФ предприниматели руководствуются понятием, закрепленным в Федеральном законе № 402-ФЗ.

Следовательно, требование об использовании бухгалтерской «первички» распространяется на всех работодателей, в том числе и на ИП.

Составляем документы

Таким образом, ИП, как и любой работодатель, должен оформить для направляемого в командировку работника служебное задание , в котором указываются:

фамилия, имя и отчество работника, направляемого в командировку;

структурное подразделение, профессия или должность работника;

место командировки;

даты начала и окончания поездки;

количество календарных дней командировки.

Документ подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, а при отсутствии подразделений - самим ИП.

На основании служебного задания издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку , который подписывается самим ИП или лицом, на которое возложены такие полномочия.

В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.

На основании утвержденного приказа (распоряжения) оформляется командировочное удостоверение в одном экземпляре. Удостоверение вручается работнику, направляемому в командировку, находится у него в течение всего ее срока и подтверждает фактическое время пребывания работника в служебной командировке, которое определяется по отметкам о времени прибытия в место командировки и выбытия работника.

Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения , то в каждом из них в командировочном удостоверении необходимо сделать соответствующую отметку о прибытии и выбытии.

Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности фирмы, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При командировках по России и в большинство стран СНГ наличие командировочного удостоверения является обязательным. Если имеет место поездка в страны дальнего зарубежья, то оформлять его нет необходимости, на что указывает п. 15 Положения.

Учет командировочных расходов

Перед отправлением работника в служебную командировку ему под отчет выдаются денежные средства на командировочные расходы, что прямо предусмотрено п. 10 Положения.

Напомним, что с 1 января 2012 г. порядок ведения кассовых операций на территории Российской Федерации регулируется нормами Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П; далее - Положение о порядке ведения кассовых операций).

Согласно Положению о порядке ведения кассовых операций ИП, так же как и юридические лица, ведут кассовую книгу и оформляют поступление и выдачу денег посредством приходных и расходных кассовых ордеров .

Порядок выдачи денежных сумм под отчет, применяемый в том числе ИП, фактически установлен п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций.

Как следует из указанной нормы, выдача денег на расходы, связанные с деятельностью ИП, производится на основании расходного кассового ордера 0310002 , унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000).

Указанный документ оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составляемому в произвольной форме, в котором указывается требуемая сумма и срок, на который производится выдача наличных. Заявление визируется предпринимателем с указанием даты и передается в бухгалтерию.

Обратите внимание, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - самому ИП) авансовый отчет , приложив к нему подтверждающие документы.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером, бухгалтером или самим предпринимателем, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный ИП.

Предпринимателям рекомендуется обратить внимание на письмо Банка России от 02.08.2012 № 29-1-2/5603, разъясняющее, что наличные деньги, снятые ИП с расчетного счета на личные нужды, могут расходоваться им без каких-либо ограничений. Составления авансового отчета по таким суммам не требуется.

Таким образом, возвратившись из командировки, работник ИП обязан отчитаться по ее итогам, а также представить в бухгалтерию либо самому предпринимателю авансовый отчет вместе с оправдательными документами по своим расходам.

Причем отчитаться по командировке и сдать отчет в бухгалтерию нужно не позднее трех рабочих дней с момента возвращения. На это указывает как п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, так и п. 26 Положения.

В. В. Семенихин, руководитель «Экспертбюро Семенихина»

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

• Женщин, с которыми заключен , ожидающих появления ребенка.
• Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
• Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

К ним относятся:

• Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
• Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
• Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
• Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
• Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников, запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Документы для командировки

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

• Приказ или распоряжение работодателя - основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
• - документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

• Командировочное удостоверение - содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
• Служебное задание - содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
• Отчет о выполнении задания - документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
• Журнал работников, уезжающих в командировку - служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
• Служебная записка - необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.

Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.

Шаг 2. Выдать деньги подотчет

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства - в его валюте.

Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)

Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить . В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

• Личные данные о работнике;
• Наименование компании, в которую он отбывает;
• Название населенного пункта;
• Даты отбытия и прибытия;
• Отметка о получении отчета бухгалтерией.

Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.

Шаг 4. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

• Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке - счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
• Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно - билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
• Документы, подтверждающие найм такси - чеки, билеты, бланки.
• Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт - путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
• Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
• Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)

Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен .

По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.

Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:

• Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
• Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
• Правильность написания авансового отчета.

Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.

Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником - чтобы выполнить оформление , необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня - этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления - старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно - ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Порядок оформления командировки в 2019 году актуален в связи с отменой в 2019 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Цели поездок

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

• старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
• проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
• поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
• открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в .

Оформление командировки руководителя (директора) в 2019 году

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание с работниками, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Пример доверенности:

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример дополнительного соглашения:

Документы

Документы, которыми в 2019 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

• при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
• в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

• расходов, связанных с поездкой ( , проезда и т.п.);
• использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
• служебной записки о периоде поездки.

Приказ

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо , командировочного удостоверения, . На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

• В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
• В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
• Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
• Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

Это необходимо для корректного расчета суммы .

Пример служебной записки:

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

• на проезд;
• на аренду жилья;
• суточные расходы на проживание;
• другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или .

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или .

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов:

• что считать командировкой;
• кого можно направлять в командировку;
• какова предельная продолжительность командировки и т. д.

Начнем по порядку.

Что считать командировкой

Понятие командировки

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя. При этом местом постоянной работы считают подразделение, в котором сотрудник работает в соответствии с трудовым контрактом или приказом о приеме на работу. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис, это тоже будет командировкой. И наоборот.

Работа некоторых сотрудников постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Это, например, курьеры, водители, экспедиторы и другие работники. Таким работникам также необходимо возмещать связанные с поездками расходы по найму жилого помещения, на проезд и другие (ст. 168.1 ТК РФ). Перечень работ, профессий и должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер, устанавливают в коллективном договоре или в приказе руководителя фирмы.

Кто поедет в командировку

В командировку можно направить только штатного работника, с которым заключен трудовой договор. Однако одного этого условия недостаточно.

Согласно Трудовому кодексу, нельзя направлять в командировки:

• беременных женщин;
• сотрудников, не достигших 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов);
• сотрудников, работающих по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой).

Если у женщины двое детей в возрасте до трех лет, то направить ее в служебную командировку можно только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями. При этом таких сотрудниц надо письменно уведомить об их праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ).

Аналогичные права предоставлены работникам, имеющим несовершеннолетних детей_инвалидов или инвалидов с детства, а также сотрудникам, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Отъезд внештатного работника

Поездку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считают. Однако фирма может возместить такому работнику расходы по поездке. Для этого нужно, чтобы понесенные затраты были:

• непосредственно связаны с оказанными услугами (выполненными работами);
• документально подтверждены.

Кроме того, условие о компенсации затрат нужно указать в договоре. Тогда работнику не придется платить с них налог на доходы физлиц, а фирме – страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы «по травме».

Бывает, что в командировку отправляют человека, который не состоит с фирмой в официальных отношениях. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может числиться в штате «дружественной» фирмы или же вообще получать неофициальную зарплату.

Обратите внимание: инспекторы могут посчитать выплаты этому сотруднику не компенсацией за командировку, а его доходом. В таком случае в споре с проверяющими используйте следующие аргументы.

То, что сотрудник исполняет задание фирмы, уже свидетельствует о выполнении им трудовых обязанностей. А раз человек приступил к работе, трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67ТКРФ), даже если он не оформлен на бумаге. Поэтому никакие налоговые последствия фирме и работнику не грозят. Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. №КА_А40/ 9726_03 и ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г.№А31_541/ 1).

Однако, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок с внештатными работниками лучше оформлять срочные трудовые договоры.

Сколько длится командировка

Срок командировки в каждом конкретном случае определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Так сказано в пункте 4 постановления Правительства от 13 октября 2008 г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

При этом минимальный срок служебной командировки не установлен. Так что она может продолжаться даже один день.

Днем выезда в командировку считают дату отправления поезда, самолета, автобуса и т. д. из места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – дату прибытия транспортного средства обратно. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 0.00 и позднее – следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно учитывать время, необходимое, чтобы доехать до них.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

• служебное задание (форма № Т_10а);
• приказ о направлении сотрудника в командировку по форме № Т_9 или Т_9а;
• командировочное удостоверение (форма № Т_10).

Служебное задание (форма № Т410а)

Служебное задание для направления сотрудника в командировку оформляет его непосредственный руководитель.

Для этого он должен воспользоваться типовым бланком. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Что нужно указать

В служебном задании указывают:

• фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность;
• структурное подразделение (цех, отдел), в котором числится сотрудник;
• место командировки (страну, город, название фирмы);
• дату начала и дату окончания командировки;
• продолжительность командировки;
• название фирмы, оплачивающей расходы по поездке;
• основание для направления сотрудника в командировку.

Документ подписывает руководитель подразделения, в котором работает командируемый сотрудник, и утверждает руководитель фирмы. Затем служебное задание передают в кадровую службу, где на его основании кадровик готовит приказ о направлении сотрудника в командировку.

После возвращения из командировки сотрудник на том же бланке служебного задания должен заполнить раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждает руководитель структурного подразделения, направивший сотрудника в командировку.

Служебное задание нужно хранить в архиве фирмы в течение пяти лет.

В июле менеджера отдела сбыта ЗАО«Вымпел» (г. Москва) Иванова направили в служебную командировку в г. Санкт-Петербург. Цель командировки – заключить договор о продаже партии готовой продукции с ООО«Нева». Срок командировки – 7 дней.

Во время командировки Иванов подписал договор №П-32/871 о продаже готовой продукции ООО «Нева». (Скачать служебное задание о направлении в командировку )

После этого документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом передают в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т49, Т49а)

На основании служебного задания кадровая служба составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Для подобных приказов предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Когда используют формы

Форму №Т_9 используют при командировании одного, а форму№Т-9а – при командировании нескольких сотрудников организации.

В приказе обязательно указывают:

• фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника;
• его профессию (должность);
• структурное подразделение, где он работает;
• цель, время и место командировки.

Кроме того, здесь приводят источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).

Приказ о командировке подписывает руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с приказом и расписаться в нем.

Приказ оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве пять лет. (Скачать образцы приказов о направлении сотрудников в командировку )

Командировочное удостоверение (форма № Т410)

Наряду с приказом о направлении в командировку кадровая служба выписывает командировочное удостоверение. На его основании бухгалтерия выплачивает сотруднику суточные.

Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В бланке удостоверения есть специальный раздел, в котором сотрудник должен сделать отметки в каждом пункте назначения о времени своего прибытия и убытия. Эти отметки надо заверить печатью организации, в которую откомандирован этот сотрудник.

Когда удостоверение можно не оформлять

Командировочные удостоверения могут не оформлять:

• филиалы и представительства иностранных фирм;
• фирмы, которые направляют сотрудников в загранкомандировки (дату въезда в страну и дату выезда из нее можно узнать из загранпаспорта командированного).

Командировочное удостоверение также можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в день отъезда.

Удостоверение оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве фирмы пять лет.

Образец командировочного удостоверения показан на следующей странице.

Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций. (

На кого не распространяются правила из статьи:

• на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
• на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
• на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников. Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Попробуйте 30 дней бесплатно.

Шаг 1: оформите приказ о командировке

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

• на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
• на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
• на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
• суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.